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仕事が早い人が持つ10の習慣 【仕事のスピードを上げるためにできること】

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仕事ができる人の条件のひとつに、「仕事が早い」という評価があります。ただ仕事を仕上げるだけではなく、完了するのが早い人がいますよね。時にその早さは、正確さを上回る評価を得ることができます。

仕事が早い人には共通の特徴がありますが、それは日常的に習慣になっていることがほとんどです。仕事と直接関係する言動もありますし、一見すると仕事とはまったく関係ないこともあります。一体「仕事が早い人」に共通する習慣とはどんなものがあるのでしょう?

仕事が早い人は心構えが違う

まず初めに、「早い」と「速い」の違いから考えましょう。「早い」は時間が早いことを指し、「速い」はスピードが速いことを指します。仕事においては、さっさと仕上げる「速さ」よりも、期日や納期より早く完了させる「早さ」の方が重要です。

サッとこなせる速度は、もともとの能力差や経験値に左右されるでしょう。もしかしたら速く終わらせるためにずさんな作業をしているかもしれません。

しかし、「早い」ことは違います。仕事にはいつまで終わらせるか、というタイムリミットがあるはずです。ギリギリになって終わらせればいいや、という姿勢ではなく、相手方に余裕をもってお渡しできる期日に仕事を終わらせることは、その仕事に対する責任感と誠実さの表れなのです。

もちろん、「速い」に越したことはありません。しかし、能力に左右されない「早さ」は、準備や心がけを習慣化することで達成可能です。

整理整頓に気を遣っている

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デスクの上で必要なものや書類がすぐ分かる。探す手間がはぶけ、作業も効率よくこなせます。仕事が早い人は不思議と整理整頓が上手です。仕事に必要なものがどこにあるのか分かるよう、意識的にデスクを片付けています。

これはデスクだけでなく、カバンの中身や財布も同様です。名刺交換をスムーズにしたり、ちょっとした数分の空き時間ができたら簡単なメールチェックや案件の確認ができるよう、カバンの中は分かりやすくしています。財布の中がレシートで一杯ということもありません。

本人の身だしなみや、ハンカチ・ティッシュ・折り畳み傘などの持ち物も日によってしっかり準備されています。余裕を持って情報を入手することは、仕事の余裕に直結します。これは天気予報などを確認し、すぐ真似できる習慣です。

仕事の進捗状況に敏感

個人作業の人でも、チームワークや会社勤めの人でも、仕事の早い人はとにかく仕事の進捗状況に敏感です。どの仕事をいつまで仕上げればいいのかを常に把握し、その期日に変化があったら柔軟に対応します。

特に仕事が早い人は、いくつもの仕事を同時進行しているものです。常に仕上げられるように、仕事同士のスケジュールや優先順位をコントロールしています。

また、自分の仕事だけでなく、お客様の都合や会社の他の同僚の仕事具合も把握するよう、アンテナを張っています。自分の仕事が他人にどういう影響を与えるか知っていれば、仕事の進行具合を調節することができます。こうすることで、今一番に終わらせるべき仕事を片付けられるのです。

優先順位と無駄を省くことを常に考えている

仕事の進捗に敏感なことは、仕事の優先順位を考えるのに役立ちます。最優先で片付けなければならないことが何なのか、仕事が早い人は常に考えています。

同時にたくさんの仕事が進行していると、優先順位が変わることも多々あります。自分のやり方にこだわり、その通りにしか動けない人は、仕事が遅くなりがちです。優先順位を決めて効率的に片付けることで、最優先の仕事が真っ先に片付けられます。

また、無駄を省くことを考えるのも大切な習慣です。自分がこだわっているやり方よりも優れたパターンがある時は、素直に取り入れる姿勢も必要なのです。

仕事が早くなるテクニック

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前章では、能力以前の心構えとして行う習慣を紹介しました。ここからは、直接仕事に関わってくる技術的な面をご紹介します。一朝一夕ではできないかもしれませんが、きちんと仕事に向き合えばかならず身についてくる習慣です。

メールなどの「返信」が早い

仕事が早い人は、返事が必要なツールへの返信が早いのが特徴です。メールなどは相手がこちらに意思表示をしてくれる大切なツール。「後でいいや」と後回しにしていると、仕事そのものが遅れていきます。

たとえ仕事が終わっていなくても、進捗状況やどこが終わっていないかなど、密にやり取りすることで、仕事の効率化が図れます。

返信することで新たな変更点や、省いてもいい項目が分かるかもしれません。相手とやり取りするツールで連絡が来ている時は、すぐに返信するように習慣化しましょう。

断るべき仕事は上手に断る

常に優先順位を考えていると、「絶対にこの時間までにやるべき内容」が何なのか、見えている状態になります。自分のやるべきことがぶれなければ、仕事は計画通りに終わります。

とはいえ、日々の業務は自分ひとりで行っているわけではありませんから、必ずその他の仕事が舞い込みます。自分の能力で処理できればいいのですが、どうしても無理な仕事はきちんと断る勇気が必要です。

頼まれた仕事を断ることで、相手と気まずくなることは心配ですね。断るのが苦手な人もいるでしょう。しかし、仕事量が自分の能力を超えることが明白な場合は、断るのも仕事のうちです。

断る時は周囲とトラブルにならないよう、なぜできないのかを具体的に説明しましょう。手伝えなくて申し訳ない、という気持ちがきちんと伝わるようにし、最優先項目から片付けていってください。その代わり、手伝える時はしっかり手伝ってあげるようにしましょう。

相手の要求を理解する

相手が求めていることは何なのか。これを正確に理解するのはなかなか難しいですが、仕事においては努力と経験でカバーできます。その人が仕事に何を求めているのか、理解できるまできちんと確認してから作業に入りましょう。また、仕事の途中で要求が変化することもあります。

緊急性があってとにかく速さを求めているのか。それとも、時間がかかっても丁寧な仕事を求めているのか。多少あいまいな出来でも、ざっくりとまとめた状態のものが欲しいのか。相手が何を要求しているか理解すれば、どこまでのレベルで「完成」とするのか設定できます。

完璧主義は捨てましょう。すべての仕事に全力を出す必要はありません。相手の要求を理解して、仕事はそれに合わせて適度にメリハリをつけることです。

人に頼むのも技術のうち

自分以外の誰もが忙しい。そんな時、相手の負担も考えつつ、許容範囲の仕事を人に頼むのも技術のうちです。すべてを自分ひとりでこなそうとせず、適材適所で誰かに頼めるようになりましょう。

自分で行っている仕事にこだわりがあるのはいいことですが、誰かに頼むのを極端に嫌がったり、余計なプライドが邪魔をしていませんか?他の人にお願いすることで、新しい仕事の進め方やアイディアを思いつくかもしれませんよ。

もちろん、頼みっぱなしでは誰も喜んで手伝ってはくれません。いつも周囲と協力するように心がけることです。そして、出来ない時はきちんと断りましょう。

これができていれば、相手もできることなら喜んで手伝ってくれるようになります。

仕事と直接関係ない習慣

一見すると仕事にまったく関係ない習慣でも、広い目で見ると仕事の早さに関わる習慣があります。仕事が早い人は、自然とそういった習慣を身に付けているようです。もしあなたができていなければ、積極的に取り入れるようにして下さい。

早起きする

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早起きは三文の徳。昔からのことわざにもありますが、早起きは現実的にとても利点が多いのです。朝の余裕は、その日一日の生活の質を左右する大切なものです。

早起きすれば、新聞やニュースをチェックする余裕もできるでしょう。朝食をしっかり摂って、仕事へのエネルギーを養い、身だしなみも整えられます。その日の仕事の段取りを考え、余裕を持って出社しましょう。

出社ギリギリまで寝坊して慌てて会社へ行くことは、その日一日をずっと慌ただしくしてしまいます。

たとえ前の晩遅く寝たとしても、なるべく生活リズムを崩さないようにしましょう。休日も同じ時間に起きることがポイントです。

プライベートも大切にする

たまには息抜きできる趣味があると、仕事のストレスを発散できます。スポーツなどの体を動かす趣味なら健康維持も兼ねられます。

もちろん読書などでもいいのですが、一時仕事を完全に忘れて没頭できる趣味を持ちましょう。

仕事からの「逃げ」になると、趣味の時間ばかり増えてしまいますが、上手にメリハリをつけることが大切です。休日は仕事のことを忘れ、プライベートの時間を満喫してください。

また、後述する「コミュニケーション」にも繋がりますが、家族や友人との時間も大切にしましょう。一番身近な人間関係が良好なことは、その人のモチベーションに繋がります。楽しく仕事するためには、家族の協力が不可欠です。また、友人との時間も作れなくなるほど仕事に追われているようなら、今一度仕事の優先順位を見直す必要があるかもしれません。

積極的なコミュニケーションをとる

会社内でも、プライベートでも、他人とコミュニケーションをとることを億劫がってはいけません。社交的ではない人がコミュニケーションに参加するのは苦痛な時もあるでしょうが、会社の懇親会などを否定せず、なるべく前向きに参加できるように頭を切り替えましょう。こういったコミュニケーションがあるからこそ、いざ仕事の時に誰かに頼みやすい環境を作れるのです。

懇親会などがなくても、会社内で挨拶や会話を積極的に行うことで、仕事を円滑に進める環境を整えることができます。

また、仕事のグチも程度には気を付けてください。グチで済めばいいのですが、悪口になってはいけません。世間は意外と狭いものです。あなたの言ったネガティブな発言は、巡り巡って自分の仕事に影響する可能性があります。

「人脈は力」ですから、プラスの言葉でプラスの人脈を作るよう心がけましょう。

まとめ

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いかがでしたか?実は「仕事ができる」人になるための特別なことはありません。仕事を早く終わらせるためのテクニックというよりも、仕事を誠実にこなすこと、一緒に仕事している他の人への配慮を忘れないことが何より大切なのです。

心構えが変われば自然と仕事が完了するのが早くなるでしょう。まずは机の整理整頓から始めてみませんか?

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