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スケジュール管理のコツとは?時間を効率的に使えていない人は必見!

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時間を効率的に使う方法

やることは山積みなのに時間だけがどんどん過ぎていく・・・忙しい、時間がない!と日々仕事や時間に追われていませんか?
どんなにやっても仕事が終わらない・・・もっとプライベートな時間が欲しい・・・1日が25時間あったらな・・・と思っているそこのあなた!

ひょっとしてスケジュール管理がうまくできていないのではないでしょうか?
限りある時間をもっと効率よく使えるようになったら良いですよね。

そこで今回は、効率的に時間が使えていない人への「スケジュール管理のコツ」についてご紹介いたします。

時間を効率的に使えていない人の特徴

では、どうして時間を効率的に使えないのでしょうか?
まずは、その原因をつきとめましょう。

時間を効率的に使えていない人は以下のような特徴があります。

  • スケジュールが役に立っていない
  • 無理にたくさんのスケジュールを詰め込んでいる
  • やるべきことの量と時間のイメージがついていない
  • 短期間のスケジュールしか立てていない

当てはまる特徴がありましたか?
それでは、一つずつ詳しく見ていきましょう。

特徴1 スケジュールが役に立っていない

スケジュールを立てたのはいいけれど、役に立たない・・・ということはありませんか?

それは
“スケジュールを書くこと自体が目的になってしまっている”
という可能性があります。

例えば、あなたは営業マン。上司に言われたので今月のスケジュールを立てなければなりません。今月の目標売上は100万円です。1時間以内に作らなければなりません。
そうすると、どのようにスケジュールを立てますか?
・・・目標売り上げが100万円だから・・・営業日20日で割って1日5万円ずつでいいか。
・・・とりあえず1日1件ずつアポイントを入れておけばどこかでできるだろう。
というように適当に計画を立てスケジュールが出来上がりました。
無事あなたは今月の目標を達成できるでしょうか?

出来るかもしれませんが、成功率は非常に低いでしょう。
なぜなら、このスケジュールは目標を達成するための計画ではなく、上司に提出するための計画だからです。

計画を立てることが目的ではなく、目的を達成するために計画を立てることが重要です。
そのためには、“何が目的なのか”を明確にすることで、必要なことが見えてくるはずです!

特徴2 無理にたくさんのスケジュールを詰め込んでいる

やらなきゃいけないことが山積み・・・あれもこれも・・・と全てスケジュールに書いていませんか?
どんなに優れた人でもこなせる量には限界があります。

また、スケジュールを詰め込み過ぎると、たくさんのことをしなきゃいけないというプレッシャーと疲れから思うような成果が出せないこともあります。
最初から無理のあるスケジュールでは、ストレスと疲労だけが溜まり、結局どれも中途半端・・・ということにもなりかねません。

ですので、スケジュールは詰め込み過ぎてはいけません。
明らかに自分の出来る容量を超えている計画はもう一度練り直しましょう!

特徴3 やるべき作業の量と時間のイメージがついていない

突然ですが、今日の夕食はカレーライスです。6時の夕食に間に合わせたいあなたは何時から支度を始めますか?

ご飯を炊く(作業)・・・1時間(時間)、野菜や肉を切る・・・5分、炒める・・・5分・・・というように、カレーライスを作ったことがある人ならどのような作業があり、それぞれの作業がどれくらいの時間がかかるのかイメージすることは簡単です。その時間を逆算して支度を始める時間を決めることが出来ます。

ですが、カレーライスを作ったことがない人にとってはイメージすることは難しく、どのような作業があり、どれだけ時間がかかるかわからないため6時の夕食には間に合わない・・・ということが考えられます。

同じようなことがスケジュールを立てる際にも言えます。
その作業の量と時間が把握できていなければ予定よりも時間がかかってしまった時に、その後の計画がどんどん後手になってしまい、せっかく立てたスケジュールが台無しになってしまいます。

特徴4 短期間のスケジュールしか立てていない

スケジュールを立てる際には、「目的」があり、そのうえで必要な作業と時間を配分していくことで時間を有効に使ってスケジュールを立てることが出来ます。

ですが、1日単位や短期でのみスケジュールを立ててしまうと、作業は見えるけど何のためにやっているかという「目的」がはっきりしないまま作業をしてしまうことになり、モチベーションが保てないだけでなく、無駄な作業をしてしまう可能性があります。
ですので、スケジュールを立てる際には大きい単位(年・月など)から小さい単位(週・日)というように、全体を見ながら詳細な計画を立てることをおすすめします。

以上が時間を効率よく使えていない人の特徴と原因です。
時間を効率よく使えていない人は、しっかりとスケジュールを立てることができていないため、管理をすることが出来ないのです。

では、どのようにスケジュールを立てると時間を効率よく使うことが出来るのでしょうか?
それではここからは、スケジュール管理のコツについて見ていきましょう。

スケジュール管理コツとは?

スケジュールを立てることは、パズルのピースを埋めていくのによく似ています。
慣れてくると、スケジュールを組み立てるのが楽しくなってくるはずです。

POINT 1 1カ月の予定や作業を全て書き出そう!

1カ月分の予定や作業を全て書き出してみましょう!

これが、パズルのピースとなります。1つの目的を達成するためにはいくつもの作業が必要になります。
これを全て書き出すことでやるべきことが明確になります。

作業内容をより詳細に書き出すことで、スケジュールを立てやすく、管理しやすくなります!

POINT 2 どの作業が大切か優先順位を付けよう!

ピースが揃ったなら、あとは組み立てるだけ!ですが、その組み立て方が重要です。
全ての作業を並行することは無理です。ですので、作業に優先順位を付けましょう。
優先順位の付け方は簡単!
その作業の「緊急性」「重要性」で分けましょう。

  1. 重要かつ緊急な作業(締め切りのある仕事、ずらせない予定など)
  2. 重要だけど緊急ではない作業(締め切りがない仕事、自己啓発など)
  3. 緊急だけど重要ではない作業(無意味な会議、報告書の作成など)
  4. 緊急でも重要でもない作業(飲み会、単なる遊びなど)

1の作業が最も重要であり、最初にスケジュールを立てるべき作業です。
その次に2の作業→3の作業→4作業というように優先順位の高い作業から順に、スケジュールを組んでいきましょう。

POINT 3 1つの作業にかかる時間を把握しよう!

その作業にどれだけの時間が必要かを把握することは非常に重要です。
適当に時間を設定してしまっては、せっかく立てたスケジュールがどんどん崩れていってしまいます。

ですので、しっかりと作業にかかる時間を把握しましょう。初めてする作業はイメージが付きづらくかかる時間を知ることが難しいです。
そこで、現実的なイメージを持つためにざっくりとした時間を計りながら作業をしてみましょう。

意外と時間がかかっているな・・・と思うこともあります。それが、慣れていない作業ならなおさらです。正確な時間を把握して、正確なスケジュールを立てましょう!

POINT 4 1つの作業ごとに余裕を持ってスケジュールを立てよう!

スケジュールを立てる際、作業ごとに余裕を持ってスケジュールを立てましょう。

具体的には

  1. 本来の締切日よりも1日以上早い締切日を設定する
  2. 設定した締切日の中間日を設定する
  3. 作業の工程を分割する
  4. 設定した中間日までに60%の工程が終わるように日割りする
  5. 中間日から締切日までの工程を日割りする

このように立てたスケジュールが計画通りに進行すれば、中間日までに60%の作業を終えることができ、中間日から締切日までの間に余裕が生まれます。
確認作業をゆっくりできるだけでなく、次の予定に早めに取り掛かることが出来ますよね。

これを作業ごとに設定していきます。
そうすることで、締め切りに間に合わない・・・ということを防ぐことが出来ます。

また、締め切りのない作業については、必ず自ら締め切りを設定しましょう!
私たちは、締め切りがない結局作業に取り掛からず終わってしまう・・・ということもよくあります。締め切りがなくても、重要だと思う作業には自ら締め切りを設定して同じようにスケジュールを立てましょう。

POINT 5 すべてのスケジュールにはスキマ時間を作って組み立てよう!

計画はあくまでも計画であって、予定通りに進まないことも多いです。
そんなとき、時間いっぱいびっしりと計画を詰め込んでしまっては、予想しない事態が起こった時に対応することができず、お手上げ状態になってしまいます。

そのような事態と避けるためにも、スケジュールを立てる際に最も重要なことは
「スキマ時間を作る」ということです。スキマ時間は言わば時間の保険です。

予期せぬことが起こった時でも、スキマ時間があれば焦ることなくしっかり対応することが出来ます。
また、スキマ時間を作っておけば計画通りに予定が進行すれば、次の作業に前倒しで取り掛かることが出来ます。

まとめ

これが、スケジュール管理をするコツです!

おさらいすると・・・

  1. 1カ月の予定を全て書き出す
  2. 優先順位を付ける
  3. 作業にかかる時間を把握する
  4. 余裕を持ったスケジュールを立てる
  5. 全ての作業にスキマ時間を作る

少し面倒だなと思うかもしれませんが、スケジュールをしっかり立てることは、時間を効率よく使うためには欠かせません。
自分でレールさえ敷いてしまえばあとは、その通り進むだけ!忙しくて時間に追われるのではなく、自分で時間をコントロールすることが出来るようになります。

スケジュール管理のコツを知ったあなたはもう「時間がない・・・」なんて悩まないはずです!

さぁ、自由な時間をどのように活用するかは考えましたか?
スケジュール管理のコツを利用して、時間に追われることのない毎日にしましょう!

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