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【時間を無駄にしない!】会議を効率化させる9つのルール

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会社や組織において、新たなアイデアを出したり意思決定を下したりするために会議が開かれます。本来、目的があって会議は開かれ効率的に行われるべきですが、会議を開くこと自体が目的になっているような、非効率的な会議が多いのが現状です。

会議を効率的にすることは、個人の生産性を高め、結果、会社や組織の利益となるものです。効率的な会議をするにはどのようなルールが必要なのかご紹介します。

非効率な会議の原因をなくしていく

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これまで多くの会社で行われてきた会議はどういったものでしょうか。

現状を報告し、その場で時間をかけてアイデアを出し合い、意見が出なければ沈黙の時間を過ごし、同じような質問を繰り返す…こうした悪い流れが繰り広げられていました。そして、意見がまとまらなくても会議を開いたこと自体に満足してしまい、また意見をまとめるために後日会議を開くのです。

会議が長引く大きな原因は、会議を開く目的を参加者が理解しておらず、自分は何の役割で出席しているのかを分かっていないことなどにあります。

時間を無駄にしない会議を行いたいのならば、これらの原因を解消して会議に臨めば良いのです。

会議を効率化させる9つのルール

それでは、効率的な会議にするためのルールを、準備段階から順に見ていきましょう。会社によってこれまで行われてきたやり方があり、全てを取り入れるのは難しいかもしれません。

あなたの会社ではどれは出来そうか、どうアレンジすれば活かせそうかなど考えてみてください。

ルール1 会議で伝えたいことをA4用紙1枚にまとめる

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会議は短くて30分、長くても1時間以内には終わらせたいもの。これぐらいの時間の会議で伝える内容は、A4用紙1枚に収まるはずです。

このサイズに入りきらないのであれば、会議で伝えるべき項目が多過ぎるということになります。

まずは自分の頭の中の整理も兼ねて紙1枚に内容をまとめ、会議で本当に伝えるべき項目は何か、議論していく内容は何なのかを考えてみましょう。

ルール2 議題と資料は事前に共有する

ルール1でまとめた物でも良いですし、それとは別に、アジェンダを加えた物でも良いのですが、議題と資料を事前に会議参加者が共有出来るようにしておきましょう。

会社によってはWeb上にアップすれば閲覧すべきメンバーが見られるシステムもあるでしょうし、なければ会議参加者にメールで一斉送信しても良いでしょう。遅くとも前日までに、余裕がれば3日前ぐらいには共有しておきたいものです。

会議が長引いてしまう原因は、会議の目的を理解しないまま参加してしまうことです。議題と資料を事前に配布しておくことで、メンバー全員が必要な情報を把握した状態で会議に臨め、すぐに議論へと入ることが出来るのです。

ルール3 詳細な時間設定をして練習する

会議をスムーズに進めるためには、

  • Aの議題は〇分までに終わらせる
  • Bの議題は最低〇分必要になる
  • 質疑応答の時間は〇分ぐらいとろう

などと、項目ごとにある程度の時間を想定し設定しておく必要があります。時間設定が曖昧になっていると、長く議論すべきでない内容で時間をとってしまったり、本当に必要な議題で時間が足りなくなってしまったりします。

そして、時間設定が出来たなら、前日までに会議の進行や伝えるべき項目の練習を簡単にしておきましょう。一度口に出しておくだけでも、当日に臨む心構えが変わってきます。

余裕があれば、身振り手振りも加えて練習できると堂々と会議に臨めるようになり、アタフタしたりしどろもどろになったりして非効率な時間を過ごすことがなくなります。

ルール4 質問する・される内容を想定しておく

会議が非効率になってしまう原因の1つに、沈黙の時間が流れるというものがあります。

例えば、「誰か、意見のある人はいませんか?」のように質問しても、誰も意見をしない、といったシーンがあるはずです。ここで問題なのは、

  • 具体的な質問をしていないこと
  • 質問すべき人にしていないこと

です。

会議で「意見を言ってください」と言われてすぐに意見が出る人はなかなかいません。そこで、事前に質問する内容を決めておくのです。「〇〇の問題を解決するにはどのような解決策が考えられるでしょうか」というように具体的な質問をします。

そして出来ることなら、事前に配布する資料に、

  • 質問したい内容
  • 解決してもらいたい課題
  • 出してもらいたいアイデア

などを記載しておくとよいでしょう。こうすることで、会議参加者も、質問の答えを用意して会議に出席出来るようになります。

また、あなたが質問する内容だけでなく、メンバーからされるであろう質問も想定しておきます。質問に対して、「それは…えーと…」と答えていては、非効率な時間を生んでしまいます。

どうしても調べなければ答えられないものは、「会議後早急に調べてお答えします」と返しますが、それ以外はどんな質問にも答えられるよう準備をしておきましょう。

ルール5 会議室のレイアウトを工夫する

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会議の効率化は、会議の活性化と同等とも言えます。なぜなら、意見が活発に出ればあらゆる側面から議案を考えられ、最短の時間で問題が解決される可能性があるからです。

そのためには、メンバーの意見が出しやすい会議室を作らなければなりません。

暗黙の了解で決まっている座席、決まりきった机と椅子の配置では新鮮味がなく新たなアイデアも出てきません。

成長している企業の中には、立ったまま会議をするという取り組みを行っている所もあります。

  • 机の形を円形にしてみる
  • 小さなグループごとに座るようにしてみる
  • フローリングに自由に座ってもらう

など、いつもと違う雰囲気を作ることで会議が活性化し、結果、効率的な会議となっていくのです。

ルール6 会議に関係ない物の持ち込みを禁止する

会議中に、パソコンやスマートフォンで何か作業をしている人がよくいます。本当に会議で必要なことを調べていたり、会議の内容をメモしていたりするのかもしれません。

しかし、目の前にパソコンやスマートフォンがあると、自分の仕事や余計な事が気になって会議に関係ない作業をしてしまう人も多いものです。

こういったメンバーからは貴重な意見が出ることはなくなりますし、周りの参加者も影響されて会議に集中出来なくなってしまいます。

会議の効率を落とさないためには、できるだけ会議に関係のない物は持ち込まないようにしてもらいましょう。会議に必要な資料とペン、もしくは、議案と資料は前日までに頭に入れてきてもらえば良く、アイデアと身一つで参加してもらうことも可能なのです。

ルール7 会議冒頭で目的と時間配分を伝える

いよいよ会議が始まるというとき、事前に配った議題と資料には目を通してくれていることを前提に、

  • 何の目的でこの会議を開いたのか
  • 解決したい議案は何か
  • 会議参加者には何を求めているのか

を述べて議論に入りましょう。

会議は、現状を報告し合う場ではなく、それは事前知識としてインプットしたメンバー同士が話し合い、それぞれの意見を交換して新たな結果を生み出す場であることを理解してもらいましょう。

そして、ルール3で設定した時間配分を会議参加者にも伝えます。可能であれば、プロジェクターに時間経過を映し出しメンバー全員が把握出来るようにしたり、ストップウォッチで管理したりしましょう。

時間を意識しながら議論を交わすことで、会議の効率がアップしていくものです。

ルール8 グループごとに意見を出してもらう

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会議参加者一人一人に意見を聞いていては時間もかかりますし、まとまる意見もまとまらなくなってしまいます。

それを防ぐために、会議参加者で数人ずつのグループを作り、そのグループごとに意見を出し合ってもらいます。例えば、会議に30人参加するとして、一人一人意見を聞いていては相当な数になりますが、5人ずつまとめて6つのグループを作れば、意見は6つに減るということです。

参加者も自分一人の意見を大人数の前で述べることは勇気がいりますが、少人数のグループ内でなら気楽に発言ができ、グループの意見として自信を持って発表出来るものです。

また、そのグループ内でも、立場や年齢が関係なく意見が反映されるように、匿名で付箋紙などに書いて出し合い、純粋に意見やアイデアだけを見て判断出来るような環境も作れると良いでしょう。

ルール9 その場で合意を取る

会議参加者から意見を出し合ってもらい、議論を重ねて1つの結果が出たら、その場で「〇〇の議案は××の方法で対処していくということでよろしいでしょうか」などと確認をし、メンバー全員からの合意を取りましょう。

後日、また他の決定権を持った人を交えて合意を取るようなことをしては非効率ですし、会議でまとまった意見と違う結果になっては、会議で費やした時間が無駄になってしまいます。

会議での内容をその場で確認しすぐに合意が取れるよう、会議参加者の誰かに依頼して、会議と並行して議事録を作成すると良いでしょう。

議事録をその場で見て、メンバー全員で合意することは、参加者の会議への満足度を上げることにもつながります。

会議の効率化は「できる」ビジネスパーソンへの一歩

ダラダラと長く非効率的な会議を行っているということは、会議への準備が万端ではなく、その他の仕事へも影響を及ぼしているということです。

つまり、効率的な会議が出来るということは、効率の良い仕事も出来る人物だということになります。できるビジネスパーソンへの一歩は、会議にアリと言っても過言ではありません。

会議に臨む準備段階から意識をしてみてくださいね。

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