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文章力が劇的にアップ!わかりやすい文章を書く5つの方法

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文章力が劇的にアップ!わかりやすい文章を書く5つの方法

小学校の頃の読書感想文、大学時代の論文、新入社員の日報、これらを思い浮かべたとき苦い思い出が浮かぶあなた、文章力が低いことでお悩みではありませんか?

  • 話すのは大丈夫だけど書くのはちょっと…
  • 何から書き始めて良いのかわからない
  • まるで小学校の作文のようになってしまう
  • やけに長文、やけに短文、まとまりのない文章になってしまう

文章力は日常生活の多くのシーンに影響を及ぼします。
仕事以外にも家庭、恋愛、人間関係への影響も意外にあるものです。

そして、いざ文章力を鍛えよう!と思い立って読書を始めたとしても大人になった今、本当に効果があるのかどうか疑問に感じますよね。

今回は、分かりやすい文章を書けるようになるとっても簡単な方法をご紹介します。

読書よりも即効性が高く、明日の資料作成に十分生かすことができる方法です。
今より少しでも文章力を向上させたい方、必見です。

なぜわかりやすい文章を書くことができないのか

ではまず、なぜ分かりやすい文章を書くことができないのかを考えておきましょう。

問題の原因を把握することは何事においても必要不可欠ですよね。
代表的な問題点は3つあります。

1. 論理的ではない

論理的を言い換えると筋道を立てて考えるということ。
分かりにくい文章の多くは論理的ではありません。

例えばAの話をしている中で突如Bの話が出てきて、またいつの間にかAの話に戻りBの結末が分からない、といったことになりかねません。
論理的に文章が書ければ最低限の筋道は立っていることになります。

2. まわりくどい

「私はこれから公園へ行きます」
「私は昨日行くはずだったものの雨のせいで行けなかった公園へ友人とともに自転車でこれから行きます」

文章が長いほど情報量が多くなるメリットはあるものの、まわりくどさが生まれます。
まわりくどい文章は分かりづらく、まるでぜいにくがたっぷりついた体のように感じます。

分かりやすい文章を書くためには、情報量を維持しながらぜいにくをそぎ落とす勇気も必要です。

3. 誰に読んでもらう文章か想定できていない

世の中の文章はほぼすべて誰かに読んでもらうために存在します。つまり読者です。

自分だけの秘密の日記でさえ将来の自分が読者です。読者を想定できていない文章は非常に分かりにくいことが大半です。

誰に向けて書く文章か、ときどき頭から抜けてしまっていることはありませんか?

文章力を向上させる方法・トレーニング

1. 文章の目的・読者を設定する

これからご紹介する文章力向上の方法やトレーニングは、論文や報告書などの長文だけでなく、資料に添える短い説明文やメール1本に至るまですべての文章が対象です。
文章を書こうと向き合った際、これからご紹介する考え方をぜひ実践してください。

まず1つ目は、文章の目的・読者を設定することです。

  • 何を伝えるために文章を書くのか、ゴールはどこか
  • 誰が読むのか

の2点を頭の中で必ず整理してから文章を書き始めます。

例えばメールで業務報告を行う場合、自分が行った業務内容を報告することにとどめるのか、自分が不在時のフォローをしてもらうために報告を行うかによって必要な情報量が異なってきます。

また、メールで売上報告を行う場合、宛先が同じ部署メンバーのみの場合は売れた商品ジャンルまで網羅しておく方がわかりやすい一方、宛先に社長や取締役など上層部を含む場合は前年同月比の売上比較を入れておく方が経営判断に役立ちます。

何を伝える文章で誰が読むのか、文章を書く前に必ず整理しておきましょう。

2. 結論は先に言う

誰かと話をしていてまわりくどさを感じることがありませんか?

理由はいくつか考えられますが、「結論を言うのが遅い」というのが理由の1つとして考えられます。

また、上司から「結論を先に言え」と注意を受けたことがある人もいるかもしれません。

文章も同じです。結論は先に伝えましょう。長い文章を辛抱強く読ませるのは読者に失礼です。

3. 同じ表現、言葉を使わない

分かりやすい文章は、最後までしっかり読みきることができる文章です。
では途中で読みたくなくなってしまう文章とはどのようなものでしょうか?

1つには、同じ表現や言葉を多用することが挙げられます。

具体例

「今日は晴れです。今日は仕事へ行きます。今日こそ資料を完成させる予定です。」
→今日を多用している。

「この書物はA氏の作品です。A氏は東京在住です。小説家です。」
→ですを多用している。

具体例の文章を見てどのように感じましたか?何か1つの言葉を多用していると、文章全体が稚拙で幼稚に感じますよね。そして先を読み進めることを苦痛に感じられます。

相手に苦痛を与える文章は迷惑な存在です。「今日」をすべてに付けなくとも文意は伝わりますし、「です」の代わりに「ます」や体言止めなどを活用すれば文章はいきいきと生まれ変わります。

文章を最後まで読んでもらうために苦痛を感じさせないこと。
そのためには、言葉遣いや表現方法が同じものを多用しないようバランス良く言葉を選ぶことが大切です。

4. 一文一意、長文にならないよう短文を心がける

小学校の頃国語の授業で習った主語、述語。基本的な文章は主語・述語のみで成り立ちます。
ところが、情報をたくさん詰め込みたいあまり、あるいは知的な文面だと思われたいあまり、一つの文章の長さがつい長くなってしまうことが多々あります。

具体例

製品Aのメリットは○○ですが、製品Bのメリットは○○で甲乙つけがたいと言えます。

ビジネスで製品説明を行う場合、製品の特長をしっかり理解してもらう必要がありますよね。
この文章では一文の長さが長く、メリットが正確に伝わっていない可能性があります。重要なことほど「一文一意」、つまり1つの文章に1つの事象のみを伝えるのです。

具体例の改善例

製品Aのメリットは○○です。一方製品Bのメリットは○○です。比較すると甲乙つけがたいと言えます。

慣れないうちは短文で区切ることに勇気がいるかもしれません。
でも逆に超長文で長々と文章を続ける方が勇気を必要とすることだとぜひ理解してください。

短文で作成することに気を付けていると、文章独特のリズムやテンポが見えてくるはずです。
リズムやテンポの優れた文章は読んでいて心地が良いものです。

5. とにかく書くこと

最後にご紹介する文章力向上トレーニング方法は、とにかく書くことです。
読書や新聞を読むことなどでももちろん文章力は向上しますが、今日本を読んで明日文章が書けるようになるというわけではありません。

書物を読むことで知らない言葉や単語を知ることができても、わかりやすい文章の書き方をすぐに習得できるわけではないのです。

分かりやすい文章を書きたいのであれば、1にも2にも自分の手で書くことが重要です。
テクニックやコツを熟読した後、とにかく反復練習あるのみです。

たくさん書くにあたって、どうでもよい文章を書いていても文章力は向上しません。緊張感がないので効率的な習熟が望めません。
では日常的に書く回数を増やすにはどのような方法があるでしょうか?

  • 仕事でメールを送る回数を増やす(報告・相談など)
  • ブログを始める(不特定多数の人に自分の文章が公開される)

などです。

ぜひ積極的に人の目に触れる文章を書く回数を増やしましょう。
トレーニング時間を設けることなく、日常生活の中で文章力を向上させることができるはずです。

まとめ

分かりやすい文章を書きたい!と思っている方へ、文章力を向上させるための方法やトレーニングについてご説明しました。

どの方法も決して難しいものではないので、思い立ったらすぐに実行できるはずです。
とはいえ、できることから1つずつ着実に実践してみてはいかがでしょうか。

文章力を高め分かりやすい文章を書けるようになれば、それは一生ものです。
仕事もプライベートもどのような場面でも活用できる一生ものの技術を手に入れた事になります。

また、苦手意識がなくなることで活躍できる世界も広がり、楽しい毎日を過ごすことができるようになるはずです。

美しく分かりやすい文章を書ける素敵な大人を目指しましょう!
ほんの少し頑張れば誰でもなれるはずです。

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